Планирование заданий.

Планирование, редактирование, удаление, настройка заданий, массовые изменения

Перед настройкой заданий убедитесь, что вы уже настроили ваш объект, зоны внутри него и добавили в каталог персонала хотя бы одного сотрудника.
Также перед внесением настроек в систему мы рекомендуем проверить наличие технологической схемы, маршрута и/или графика работ. Если у вас их нет, воспользуйтесь простым образцом, который поможет вам их составить. Эти данные значительно облегчат настройку системы.

Чтобы добавить новое задание, нажмите в левом меню кнопку "Планировщик", затем на открывшейся странице выберите "Добавить".

После нажатия кнопки откроется модальное окно настройки задания.

В открывшемся окне необходимо:

• указать название задания (например, "Регулярная уборка");
• добавить описание (опционально) – что именно должен выполнить сотрудник: подмести, помыть, вытереть, убрать, проверить и т. д.;
• выбрать объект, на котором будет выполняться задание.

После выбора объекта, для которого создаётся задание, станут активными остальные поля.
Теперь необходимо определить зону, в которой предстоит выполнять задание.

Теперь пришло время определить, кто будет выполнять задание. На данный момент в системе можно назначить задание персонально на одного из ваших сотрудников, либо на группу сотрудников, смену, бригаду и т. д. Названий может быть много, поэтому мы для этого придумали универсальное - "Команда".
Если вы настраиваете задание для конкретного сотрудника, выберите нужного из выпадающего списка.
Если, вдруг, нужного сотрудника там не оказалось, то тут два варианта. Либо вы не создали профиль сотрудника в каталоге "Персонал", либо у созданного сотрудника неверно указали объект.

Если вы решили назначить задание на команду, сначала переключитесь в режим выбора "Команда", а затем выберите нужную команду из выпадающего списка.

Чтобы добавить сущности из каталогов, выберите нужный каталог в списке с "чипсами" и нажмите на него.

Снизу появится блок с выпадающим списком, в котором вы можете выбрать сразу несколько нужных позиций.

Если вы случайно выбрали ненужную позицию, просто снимите галочку в чекбоксе, чтобы удалить её из списка выбранных.

Если у вас большие каталоги с множеством позиций, и вы используете теги для их классификации, то при поиске нужных позиций вы также можете применять фильтрацию по тегам.
Просто начните вводить первые буквы названия тега, и список автоматически отфильтруется.

Все параметры каталогов добавляются одинаково, за исключением "Действий". Здесь есть одна особенность. Когда вы добавляете Действия, то вам предстоит выбрать еще один параметр, который появляется вместе с ними - "Тип отображения действий".

Здесь у вас будет три варианта выбора типа отображения действий:

• изображения и текст;
• только изображения;
• только текст.

Обратите внимание! Так разные варианты отображения будут выглядеть в мобильном приложении у исполнителя.
Подробную информацию о настройке "Действий" можно найти здесь: Каталог "Действия".
У вас есть три варианта на выбор:

• только текст;
• только изображение;
• изображение и текст.

Теперь необходимо определить и настроить время начала, повторы задания и его длительность.
Для этого нажмите на вкладку "Настройки", чтобы перейти к соответствующим параметрам.

Точные даты выполнения. смотреть видео
Если задание должно выполняться только один раз в конкретную дату, убедитесь, что в разделе "Даты выполнения" выбран параметр "Точные даты", затем нажмите кнопку с плюсом под ним.

Теперь выберите в календаре точную дату.

Еженедельные повторы. смотреть видео
Если вам необходимо настроить повторяющееся задание, которое должно выполняться каждую неделю в определённые дни, выберите в выпадающем списке параметр "Каждую неделю".

Затем отметьте дни недели, в которые задание должно повторяться.

Повторы в определённые дни месяца. смотреть видео
Если ваше задание должно повторяться в определённые дни месяца, например, "каждую вторую среду" или "последний понедельник месяца", выберите в выпадающем списке вариант "Дни недели в месяце".

Затем выберите в выпадающем списке "Порядок" нужную порядковую неделю месяца, а справа, в списке "День недели", укажите конкретный день недели.

Если вам необходимо настроить несколько повторов, например, чтобы задание выполнялось во вторую среду месяца, четвёртый вторник и последнюю пятницу, воспользуйтесь кнопкой "Добавить поле".
Добавьте нужное количество повторов и настройте дни так, как вам необходимо.

Повторы в определённые дни каждые Х недель. смотреть видео
Если ваше задание должно повторяться в определённые дни недели, но не каждую неделю, а, например, "каждую 2-ю неделю по средам", выберите в выпадающем списке вариант "Другое".

Затем установите, с какой периодичностью задание должно повторяться, выбрав номер недели (например, каждую 2-ю неделю) и день недели (например, среда).
В результате задание будет выполняться по средам каждые 2 недели.

Повторы в определённые числа месяца. смотреть видео
Если ваше задание должно повторяться в определённые числа месяца, например, "8-го и 23-го числа каждого месяца", выберите в выпадающем списке вариант "Другое".

Затем в выпадающем списке "Период" выберите "Месяц".

В открывшемся календаре выберите даты, в которые задание должно повторяться.

Если вам нужно, чтобы задание повторялось в выбранные даты, но не каждый месяц, а, например, каждый 3-й месяц, укажите в поле "Кол-во" соответствующую цифру.

Если вам необходимо, чтобы задание повторялось в последний день месяца, независимо от того, сколько дней в нём, просто установите галочку в чекбоксе напротив параметра "Последний день месяца".

Время выполнения. смотреть видео
Далее вам необходимо настроить время выполнения задания. Здесь есть два варианта — "Точное время" и "Период". Чтобы установить точное время начала задания, выберите вариант "Точное время" и нажмите кнопку с плюсом.

И выберите время для данного задания. Вы можете выбрать несколько временных слотов, в которые задание должно повторяться.

В том случае, если задание будет повторяться в течение дня несколько раз (например, уборка туалетов в общественных местах каждый час), выберите в выпадающем списке пункт "Период".

Затем последовательно впишите время первой уборки, последней уборки и задайте интервал повторений в минутах.
Например, если уборка проводится каждый час, начиная с 08:00, а последняя уборка в 22:00, то выглядеть это будет так:

Теперь задайте нормативную длительность этого задания (то есть сколько времени отводится на его выполнение).

Время, в течение которого можно начать задание. смотреть видео

Последняя настройка времени, которую вам нужно выполнить, — это определить, сколько времени у сотрудника есть для выполнения задания.

Для этого служит блок "Начать задание можно:".

В этом блоке указывается:

• насколько раньше сотрудник может начать выполнение задания;
• запас времени на опоздание.

В приведённом примере обе ячейки установлены на 15 минут. Это означает:

• если задание нормативно должно начаться в 08:00, сотрудник может приступить к нему с 07:45;
• у него есть запас в 15 минут на опоздание, и он может начать выполнение до 08:15;
• однако, если он начнёт работу в 08:16, задание будет считаться просроченным, и его выполнение станет невозможным.

При настройке задания определите, требуется ли от сотрудника обязательное фото и/или видео при выполнении задания.

• Если да, поставьте галочку в соответствующем пункте.
• Если галочка установлена, приложение не позволит закрыть задание после нажатия сотрудником кнопки "Завершить", если он не сделает необходимое фото или видео.
• Для каждого задания можно добавить до 15 фотографий и 5 видео длиной не более 15 секунд.

Если вам необходимо, чтобы настраиваемое задание работало в режиме хронометража, поставьте галочку в соответствующем чекбоксе.
Если вы не знаете, что это такое и зачем это нужно, вы можете подробнее прочитать об этом режиме здесь.

Случаи, в которых применяется данный режим работы, довольно редки. Тем не менее, иногда могут возникнуть ситуации, когда сотруднику необходимо выполнить задание без сканирования QR-кода, RFID или iBeacon (если вы используете эти способы идентификации).

Например:

• это может быть зона, для которой код ещё не был распечатан;
• код был сорван, и вы ещё не успели изготовить новый.

В таком случае поставьте галочку напротив пункта "Не требовать идентификации в зоне".Когда эта галочка активирована, сотруднику будет достаточно просто нажать кнопку "Начать", и приложение запустит выполнение задания без необходимости сканирования.

Если вы ещё не ознакомились с функционалом "Публичные виджеты", рекомендуем сделать это в соответствующем разделе нашего ресурса (здесь).
Кратко о функционале.
Публичные виджеты позволяют любому посетителю узнать:

• когда выполнялось последнее задание в определённой зоне;
• когда запланировано следующее задание.

Это удобная альтернатива традиционным бумажным чек-листам.
Однако некоторые задания могут содержать информацию, которая не должна быть доступна публике.
Для таких случаев предусмотрена функция исключения задания из публичного отображения.
Чтобы скрыть задание от публичного просмотра, просто установите галочку напротив пункта "Не показывать в публичных виджетах".

Когда завершите настройку задания, не забудьте нажать кнопку "Добавить".

Эта настройка косвенно связана с планировщиком, так как затрагивает правила выполнения заданий вашими сотрудниками. Мы решили упомянуть её здесь для вашего удобства.

В некоторых компаниях существует требование, чтобы сотрудники начинали новое задание только после завершения предыдущего. Это может быть актуально, если вы замечаете, что сотрудники запускают несколько заданий одновременно, чтобы избежать просрочки.

По умолчанию система допускает параллельное выполнение нескольких заданий. Это удобно в случаях, когда внешние обстоятельства мешают сотруднику, и он временно останавливает одно задание, чтобы заняться другим.

Однако, если вы хотите ограничить параллельное выполнение заданий, перейдите в боковое меню, выберите пункт "Настройки" и активируйте опцию: "Не позволять сотрудникам начать выполнение задания, если есть незавершённое".

Когда вы создадите задания, они будут отображаться в разделе "Планировщик".

Чтобы отредактировать, скопировать (удобно при создании похожих задач), отключить на время или удалить задание, нажмите кнопку с тремя точками справа и выберите нужную функцию из выпадающего меню.

Чтобы быстро внести небольшие изменения в несколько заданий одновременно, система предоставляет механизм массовых изменений.
Не все параметры можно изменить массово. Например, время завершения задания обычно уникально для каждой задачи.
Однако, вы можете:

• изменить исполнителя сразу в нескольких заданиях;
• деактивировать все выбранные задания одновременн.

Выберите задания, в которые необходимо внести изменения.

Если вам необходимо внести изменения во все задания сразу, вы можете выделить их, воспользовавшись чекбоксом массового выделения.

После того как вы выберете более двух заданий, появится синяя полоса с кнопками для выполнения массовых изменений:

• Редактирование
• Включение / отключение
• Удаление