Модуль "Проверки"

Настройка типов ответов, шаблоны, планирование, проведение и результаты проверок
Модуль предназначен для настройки и проведения проверок и аудита объектов по заранее спланированному сценарию. Данный модуль в системе Bruno позволяет проводить как простые проверки по определенному чек-листу с вариантами ответа "да" или "нет", так и настраивать проверки по другим, произвольным критериям с вариантами ответа, например, от "очень плохо" до "очень хорошо". Модуль также предусматривает придание веса каждому из ответов, чтобы вы могли распределять в проводимых проверках критерии, имеющие большее или меньшее значение. Один из компонентов модуля - отчет по проверкам, который позволяет вам отслеживать показатели проводимых проверок в динамике за произвольно выбранный период.

1. Типы ответов

Для настройки проверок необходимо зайти в раздел "Проверки", нажав на соответствующую кнопку в левом меню.
Откроется раздел "Планировщик" на вкладке "Шаблоны". Здесь пока пусто, и нет ни одного шаблона. Но, прежде, чем добавлят шаблон проверки, вам необходимо определиться с типов ответов, которые понадобятся вам в будущей проверке. Перейдите в закладку "Типы ответов".
В открывшейся вкладке вы увидите три типа ответов, настроенных в системе по умолчанию.
Если ваша проверка предполагает ответы "да/нет", "оценить по шкале от 1 до 5" или "оценить по шкале от 1 до 10", то в таком случае вы можете воспользоваться уже преднастроеными типами ответов. В ином случае, необходимо настроить новый тип ответов.
Мы приведем пример настройки проверки, в которой пользователю предстоит оценить состояние помещения по пяти критериям:
- Очень плохо
- Плохо
- Удовлетворительно
- Хорошо
- Отлично
Для добавления нового типа ответов нажмите кнопку "Добавить+"
Откроется диалоговое окно с полями для ввода параметров.
Введите название для типа ответов. Название будет фигурировать в мобильном приложении, а также необходимо для того, чтобы вы могли отличить один тип от другого в списке типов ответов. Название типа ответов также понадобится вам в процессе создания шаблонов проверок.
Впишите варианты ответов в поля под названием.
Когда вам необходимо больше, чем два варианта ответов, воспользуйтесь кнопкой "Добавить ответ".
Нажимайте кнопку "Добавить ответ" столько раз, сколько полей для ответа вам необходимо.
Если необходимо удалить поле, воспользуйтесь кнопками "-", расположенными справа от полей "Вес".
Если вам необходимо поменять значения местами, чтобы изменить порядок следования, наведите указатель на кнопку с точками, распложенную слева от названия ответа, зажмите кнопку мыши и потяните вверх или вниз. После перемещения поля в нужное место, отпустите кнопку мыши.
Теперь вам необходимо задать "Вес" вашим вариантам ответа. Система это цифровая платформа для которой Хорошо или Плохо это просто набор текстовых символов, которые ничего не значат. Ей нужно помочь и подсказать, какой из этих ответов хороший или плохой с точки зрения цифр.
В нашем примере будет использоваться простая линейная шкала. Мы считаем, что ответ "Очень плохо" соответствует цифре 1, а "Отлично" - цифре 5. Однако наш пример довольно примитивный. Вы можете настраивать проверки более интересным образом, например, как в методике NPS. На шкале от 1 до 10 все значения до 8 будут иметь вес "1", а значения 9 и 10 будут иметь вес "2" и "3" соответственно.
Если вы случайно забудете, зачем и как работают эти поля с "Весом", наведите курсор на кружочек со знаком вопроса, и система предоставит вам подсказку.
После заполнения полей нажмите кнопку "Сохранить".
Новый тип ответов появится в общем списке.
Если вам понадобится отредактировать какой-либо из типов или отключить его, нажмите на кнопку с тремя точками справа от статуса и выберите необходимое действие.

2. Шаблон проверки

После того, как настроен необходимый тип ответов, можно создавать шаблон проверки. Шаблон проверки это то, на основе чего вы потом будете создавать непосредственно сами проверки. Его вы настроите один раз и потом сможете назначать бесконечное число проверок на основе этого шаблона.
Для добавления шаблона перейдите в закладку "Шаблоны" раздела "Проверки".
Нажмите кнопку "Добавить+".
Появится диалоговое окно добавления шаблона.
Введите название шаблона. Название будет фигурировать в общем списке шаблонов и будет отображаться в мобильном приложении исполнителя, которому назначена проверка.
Выберите тип ответа для этого шаблона. В одном шаблоне может быть только один тип ответа, т.е. не получится сделать так, чтобы на один вопрос в шаблоне ответить да/нет, а на другой от 1 до 5. Выбирая тип ответа вы определяете способ ответа на все вопросы, которые будут присутствовать в этом шаблоне. Если вам нужно чтобы в одной проверке были разные типы ответов, придется сделать несколько шаблонов.
Введите название критерия проверки. Этот вопрос на который предстоит ответить проверяющему.
При помощи кнопки "Добавить критерий" добавьте столько строк, сколько вам необходимо для данной проверки.
Чтобы удалить лишнюю строку, нажмите на кнопку "-" справа от названия соотверствующей строки.
Если вам необходимо поменять значения местами, чтобы изменить порядок следования, наведите указатель на кнопку с точками, распложенную слева от названия критерия, зажмите кнопку мыши и потяните вверх или вниз. После перемещения поля в нужное место, отпустите кнопку мыши.
К шаблону также можно добавить Тег(и) и Описание. Это не обязательно и делается на ваше усмотрение. Напомним, что тэги в системе нужны для того, чтобы классифицировать разные шаблоны или позиции каталогов для более быстрого и удобного поиска в последсвии. Описание может вам потом напомнить, для чего служит данный шаблон и какая идея закладывалась в него при создании.
Для добавления тэга или описания нажмите на соотвествующий параметр.
После нажатия соотвествующие поля будут добавлены в шаблон, чтобы вы могли ими воспользоваться.
Когда всё заполните, нажмите кнопку "Сохранить".
Ваш шаблон появится в общем списке.
Для того, чтобы отредактировать или отключить шаблон, нажмите на кнопку с тремя точками справа от статуса и выберите необходимое действие из выпадающего меню.

3. Планирование проверки

Когда шаблон создан, можно запланировать проверку и назначить исполнителя. Если проверка должна проводиться регулярно, ее необходимо добавить в Планировщик, чтобы иметь возможность настроить регулярные повторы. Если же проверка назначается по мере необходимости, лучше воспользоваться разделом "Календарь" для ее планирования. В нашем примере мы именно так и поступим. Нажмите на раздел "Календарь" в левом меню.
Нажмите кнопку "Добавить+".
Определите основные параметры задания такие как Объект, Зона, Название, Исполитель и время проведения проверки. Всё остальное заполняется на ваше усмотрение исходя из необходимости.
Далее, в разделе "Проверки" выберите из выпадающего списка необходимый шаблон.
А затем определите остальные необходимые параметры задания. Например, является ли фото или видео фиксация обязательным требованием.
Когда всё готово, нажмите кнопку "Сохранить".
Ваше задание с проверкой появится в календаре и будет передано в мобильное приложение к исполнителю.

4. Проведение проверки

После добавления проверки она появится в виде задания в мобильном приложении исполнителя. Исполнитель может предварительно ознакомиться с подробностями предстоящей проверки, зайдя в профиль задания и нажав на кнопку "Просмотреть" в разделе "Проверка". На экране появится список всех вопросов предстоящей проверки и тип ответа, который предстоит дать на эти вопросы.
Сначала необходимо начать само задание, нажав на кнопку "Начать", а затем отсканировать QR-код или другой идентификатор зоны, если настройками не определено другое, что идентификация для начала задания не требуется. Затем, чтобы приступить к проверке, необходимо нажать кнопку "Начать" в разделе "Проверка".
Запустится процесс выполнения проверки.
В верхней части всплывающего окна будут появляться вопросы (или критерии) проверки, а слева от вопроса будет круговая диаграмма, демонстрирующая прогресс выполнения проверки и номер вопроса (критерия) в формате "какой из скольки".
Для ответа на вопрос необходлимо выбрать один из предложенных вариантов.
Для перехода к следующему вопросу (крутерию) необходимо нажать кнопку "Далее".
Вопросы можно пропускать и не отвечать на них сразу.
Индикатор прохождения проверки покажет на сколько вопросов уже дан ответ.
Если нажать на кнопку "Завершить" не ответив на все вопросы, на экране появится сообщение, что завершить задание невозмодно не завершив проверку полностью.
Чтобы завршить проверку необходимо нажать на кнокпу "Продолжить".
После завершения проверки необходимо сделать фото, видео и добавить комментарий, если такие требования существуют и нажать на кнопку "Завершить".
После завершения можно в любой момент зайти в профайл задания и посмотреть результаты проверки. Для этого необходимо нажать на кнопку "Просмотреть" в секции "Проверка".
Во всплывающем окне на экран будет выведена информация о выполненной проверке.

5. Результаты проверок

Для того, чтобы оценивать и анализировать результаты проверок мы добавили в систему специальный отчет, который так и называется "Рузультаты проверок".
Для того, чтобы получить данные зайдите в раздел "Отчеты" в левом меню и выберите пункт "Результаты проверок".
Перейдя в раздел, выберите интересующий вас диапазон дат.
После выбора периода на экране будут показаны все проверки, которые были проведены в указанный промежуток времени.
Если данных оказалось слишком много, воспользуйтесь фильтром. Вы можете отфильтровать проверки по названию или по конкретному объекту, который вас интересует в настоящий момент.
Теперь поясним, что означают цифры в таблице.
В столбце "Количество" выводится количество проверок, выполненных за выбранный период времени.
В столбце "Результат" выводится среднее значение результативности в процентах, которое считается по всем проверкам, проведенным за выбранный период времени.
В столбце "Детали" выводятся кнопки "Смотреть", нажатие на которые приводит к открытию дополнительного окна с подробными сведениями о проведенных проверках.
Окно, открывающееся после нажатия кнопки "Смотреть" демонстрирует название проверки, суммарное количество проверок, диапазон дат, а также результаты проверок в процентах по каждому из вопросов (критериев), содержащихся в данной проверке.
Данные сведения можно выгрузить в excel для дальнейшей обработки, нажав на синюю кнопку с надписью "Экспорт в XLS".
Вы также можете увидеть результат по каждой проверке в отдельности, чтобы лучше понимать общую картину в динамике. Для этого, необходимо нажать на строку той проверки, которая вас интересует.
После нажатия строка развернется и покажет информацию по каждой проверке в выбранном периоде.
Вы увидите дату и время проведения проверки, Объект, Зону, результат проведения проверки, выраженный в процентах, Исполнителя, т.е. того, кто провел проверку и Ответственного, т.е. того сотрудника, который отвечает за конкретную зону объекта.
Вы также можете нажать на любую проверку в этом списке.
Вы увидите результаты ответов по каждому из критериев, а также можете экспортировать в excel конкретно эту проверку или результаты всего списока проверок нажатием на кнопку "Экспорт в XLS" в соответствующем разделе.