Планировщик.

Планирование, редактирование, удаление, настройка заданий, массовые изменения

К настройке заданий следует приступать только после того, как вы настроили ваш Объект, зоны внутри объекта и добавили в каталог Персонал хотя бы одного сотрудника. Также, перед тем как вносить настройки в систему мы рекоммендуем убедиться в том, что у вас есть технологическая схема, маршрут и/или график уборки. Если нет, то воспользуйтесь простым образцом того, как это можно сделать. Наличие таких данных очень облегчит вам задачу по настройке системы.

Для того, чтобы добавить новое Задание, нажмите в левом меню на кнопку "Планировщик" и на открывшейся странице нажмите кнопку "Добавить".

После нажатия кнопки отроется модальное окно настройки Задания.

В открывшемся окне необходимо:
- написать название задания (например Регулярная уборка мужского туалета);
- внести Описание (опционально), то, что сотрудник должен сделать - подмести, помыть, вытереть, убрать, проверить и т.д.;
- выбрать Объект, на котором будет выполняться данное задание.

После того, как вы выберите объект для которого создаётся задание, станут активными остальные поля.
Теперь определите Зону, в которой предстоит выполнять задание.

Теперь пришло время определить, кто будет выполнять задание. На данный момент в системе можно назначить задание персонально на одного из ваших сотрудников, либо на группу сотрудников, смену, бригаду и т. д. Названий может быть много, поэтому мы для этого придумали универсальное - "Команда".
Если вы настраиваете задание для конкретного сотрудника, выберите нужного из выпадающего списка.
Если, вдруг, нужного сотрудника там не оказалось, то тут два варианта. Либо вы не создали профиль сотрудника в каталоге "Персонал", либо у созданного сотрудника неверно указали объект.

В том случае, если вы решили назначить задание на команду, то сначала вам необходимо переключиться в режим выбора "Команда", а затем выбрать нужную из выпадающего списка.

Для того, чтобы добавить какие-то сущности каталогов, вам необходимо выбрать в списке с "чипсами" нужный каталог и нажать на него.

Снизу появиться блок с выпадающим списком, где вы можете выбрать сразу несколько нужных вам позиций.

Если какую-то позицию вы выбрали случайно и она вам не нужна, то можно нажать крестик, чтобы её удалить из выбранного.

Если у вас большие каталоги, в которых много позиций и вы используете Теги для их классификации, то и здесь, при поиске нужных позиций, вы тоже можете использовать фильтрацию по тегам. Просто начните писать первые буквы из названия тега и список будет отфильтрован.

Все параметры каталогов добавляются одинаково, за исключением "Действий". Здесь есть одна особенность. Когда вы добавляете Действия, то вам предстоит выбрать еще один параметр, который появляется вместе с ними - "Тип отображения действий".

Здесь у вас будет три варианта на выбор:
- Изображения и текст;
- Только изображения;
- Только текст.

Обратите внимание. Вот так разные вариант будут выглядеть в мобильном приложении у исполнителя.
Подробно о том, как настраиваются Действия мы рассказываем тут: Каталог "Действия".
У вас есть три варианта на выбор:
- Только текст
- Только изображение
- Изображение и текст

Теперь необходимо определить и сделать несколько настроек, связанных со временем начала, повторами Задания и длительностью.
Нажмите на закладку "Настройки", чтобы перейди к ним.

Начнём с даты выполнения. Если вам необходимо поставить Задание, которое должно выполняться только один в конкретную дату, убедитесь, что в пункте Даты выполнения выбран параметр "Точные даты" и нажмите на кнопку с плюсом под ним.

Теперь выберите в календаре точную дату.

Если же вы настраиваете задание, которое должно повторятся каждую неделю в конкретные дни, выберите в выпадающем списке значение "Каждую неделю".

А затем, отметьте дни, в которые задание должно повторяться.

Вы также можете определить период в который задание должно повторяться (например сезонное задание).

Далее вам необходимо выбрать "Время выполнения". Здесь также есть два варианта. Первый - определить и настроить точное время для задания. Тогда оно будет назначено на одно конкретное время. Для этого нажмите на кнопку с плюсом.

И выберите время для данного задания. Вы можете выбрать несколько временных слотов, в которые задание должно повторяться.

В том случае, если Задание будет повторяться в течение дня несколько раз (например уборка туалетов в общественных местах происходит каждый час) то, ыберите в выпадающем списке пункт "Период".

Затем последовательно впишите время первой уборки, последней и задайте интервал повторений в минутах. Например, если уборка проводится каждый час начиная с 8:00, а последняя уборка в 22:00, то выглядеть это будет так:

Теперь задайте нормативную длительность этого задания (т.е. сколько времени вы даёте на выполнение этого задания).

Последняя настройка времени, которую вам надо выполнить, это определить, сколько времени у сотрудника для выполнения задания. Для этого служит блок "Начать задание можно:".
В этом блоке указывается, насколько раньше сотрудник может начать выполнение задания и какой у него запас времени на опоздание. В приведенном примере обе ячейки установлены на 15 минут. Это значит, что если задание нормативно должно начаться в 8:00, то сотрудник может начать его с 7:45. При этом у него есть запас в 15 минут, и он может начать выполнение задания до 8:15. Однако, если он приступит к работе в 8:16, задание будет считаться просроченным и его выполнение станет невозможным.

При настройке задания определите, хотите ли вы, чтобы сотрудник обязательно сделал фото и/или видео при выполнении задания. Если да, то поставьте галочку в соответствующем пункте.
Если галочка установлена, приложение не позволит закрыть задание после нажатия сотрудником кнопки "Завершить", если он не сделает необходимое фото или видео.
Для каждого задания можно добавить до 15 фотографий и 5 видео длиной не более 15 секунд.

Если вам необходимо, что настриваемое задание работало в режиме хронометража, то поставьте галочку в соотвествующий чек-бокс.
Если вы не знаете что это такое и зачем нужно, то об этом режиме можно подробнее прочитать здесь.

Случаи, в которых применяется данный режим работы, довольно редки. Тем не менее, иногда могут возникнуть ситуации, когда сотруднику необходимо выполнить задание без сканирования QR-кода, RFID или iBeacon (если вы используете последние способы идентификации). Например, это может быть зона, для которой код ещё не был распечатан. Или код был украден, и вы ещё не успели изготовить новый.
В таком случае ставьте галочку напротив пункта "Не требовать идентификации в зоне". Когда эта галочка активирована, сотруднику достаточно будет просто нажать кнопку "Начать", и приложение начнёт выполнение задания без необходимости сканирования.

Если вы ещё не ознакомились с функционалом "Публичные виджеты", рекомендуем сделать это в соответствующем разделе нашего ресурса (здесь). Вкратце, публичные виджеты позволяют любому посетителю узнать, когда выполнялось последнее задание в определённой зоне или когда запланировано следующее. Это очень удобно и становится отличной заменой традиционным бумажным чек-листам. Однако, могут быть задания, информация о которых не должна быть доступна публике. Именно для таких случаев предусмотрена функция, позволяющая исключать задания из публичного отображения.
Чтобы скрыть создаваемое задание от публичного просмотра, просто установите галочку напротив пункта "Не показывать в публичных виджетах".

Когда завершите настройку задания, не забудьте нажать кнопку "Добавить".

Эта настройка косвенно связана с планировщиком, так как затрагивает правила выполнения заданий вашими сотрудниками. Мы решили упомянуть её здесь для вашего удобства.

В некоторых компаниях существует требование, чтобы сотрудники начинали новое задание только после завершения предыдущего. Это может быть актуально, если вы замечаете, что сотрудники начинают несколько заданий одновременно, чтобы избежать просрочки.
По умолчанию система допускает параллельное выполнение нескольких заданий. Это удобно в ситуациях, когда сотруднику мешают внешние обстоятельства, и он вынужден временно остановиться и заняться другим делом.

Однако, если вы решите ограничить параллельное выполнение заданий, перейдите в боковое меню, выберите пункт "Настройки" и активируйте опцию "Не позволять сотрудникам начать выполнение задания, если есть незавершенное".

Когда вы создадите задания, то они будут появляться в разделе "Планировщик".

Чтобы отредактировать, скопировать (очень удобно при создании похожих задач), отключить на какое-то время или удалить, нажмите на кнопку с тремя точками справа и выберите нужную функцию из выпадающего меню.

Чтобы быстро внести небольшие изменения в несколько задач одновременно, система предоставляет механизм массовых изменений. Не все можно изменить массово. Например, время завершения задания обычно уникально для каждой задачи. Однако вы можете изменить исполнителя в нескольких заданиях или деактивировать их все сразу.
Выберите задания, в которые необходимо внести изменения.

Если вам необходимо внести изменения во все задания сразу, вы можете выделить их, воспользовавшись чек-боксом массового выделения.

После того, как вы выберите больше двух заданий, появится синяя полоса с кнопками для выполнения массовых изменений - редактирования, включения / отключения или удаления.